Ассистент службы корпоративного делопроизводства

Стремительно развивающаяся компания, целью которой является поставка и ввод в эксплуатацию  производственного оборудования, приглашает на работу:

• Амбициозных молодых людей и девушек;
• Выпускников технических вузов;
• Возможно, без опыта работы;
• Желающих быть частью  высокотехнологичной команды профессионалов.

Обязанности:

• Организация документационного обеспечения деятельности структурных подразделений организации.
• Формирование справочно-информационного фонда корпоративного секретариата.
• Прием, регистрация, оперативный поиск, доставка документов, выдача оперативной информации по документам.
• Контроль правил оформления и сроков исполнения документов.
• Подготовка аналитических материалов, кратких справок по отчетам.
• Обеспечение коммуникаций организации (телефоны, электронная почта, корпоративный сайт, прочие системы корреспонденции) с внешней средой.
• Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты переговоров и совещаний.
• Подготовка проектов деловых писем и иных документов, направляемых сторонним организациям, проектов ответов авторам писем.
• Ведение учета и контроль статуса по исполнению поручений директора организации.
• Обеспечение связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных директором и не требующих непосредственного участия директора.
• Формирование дел в соответствии с установленной номенклатурой, обеспечение их сохранности, передача в архив в установленные сроки.
• Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
• Проверка полноты и качества оформления первичных учетных документов.
• Формирование скан-копий первичных учетных документов для архивного хранения в электронном виде.
• Подготовка корреспонденции в адрес контрагентов для обеспечения порядка документооборота, возврата экземпляров документов, оформленных и подписанных со стороны контрагентов.
• Формирование актов сверки расчетов с контрагентами.
•  Ведение актуализированного списка документов, которые необходимо дооформить и/или запросить у контрагентов для целей завершения учетной работы в разрезе соответствующих хозяйственных операций.
• Получение и направление корреспонденции в отделениях Почты России.
• Получение и направление корреспонденции через операторов экспресс-доставки документов и грузов.
• Ввод первичных учетных документов и данных в 1С.
• Выгрузка первичных учетных документов и данных из 1С.
• Составление аналитических отчетов (по итогам завершения каждого календарного квартала), содержащих рациональные предложения по совершенствованию работы организации в части бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, договорной работы и документооборота.

Требования:

• навыки работы  с информацией и документами: выбирать, классифицировать и структурировать информацию из различных источников, работать с текстовыми и табличными документами;
• продвинутые навыки применения в работе различных информационных систем, 
• навыки администрирования телекоммуникаций, конференц-связи, электронной почты, корпоративного сайта;
• высокие навыки устных и письменных коммуникаций;
• 1С, технические требования и методы интеграции программного обеспечения 1С с другими информационными системами;
• методические и нормативные документы по управлению качеством;
• знание основ экономики, организации управления, труда и производства;
• знание основ законодательства об охране окружающей среды;
• знание основ трудового законодательства, правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Условия:

• Работа в центре города.
• Полный рабочий день (возможность частично удаленной работы и гибкого графика).
• Оформление в строгом соответствии ТК РФ.